Conditions d'utilisation
Dernière mise à jour : 11 novembre 2026
1. Objet
Les présentes conditions encadrent l'accès et l'utilisation de SMART OFFICE, plateforme en ligne qui permet à des organisations et à des professionnels de gérer leurs activités dans un espace de travail numérique configuré selon leurs propres procédures.
L'utilisation de la plateforme vaut acceptation des présentes conditions. Elles complètent le contrat ou le bon de commande conclu entre l'éditeur et chaque client ; en cas de contradiction, ce contrat prévaut.
2. Accès au service
L'accès à l'application est réservé aux personnes invitées par l'éditeur ou par l'administrateur d'une organisation cliente. Il n'existe pas d'inscription libre.
Chaque utilisateur choisit son mot de passe, le garde confidentiel et reste responsable des actions effectuées depuis son compte. Une double authentification peut être exigée. Toute utilisation suspecte doit être signalée sans délai.
3. Espaces et rôles
Chaque client dispose d'un espace privé, séparé de ceux des autres clients. L'administrateur du client gère ses collaborateurs, ses départements et les droits de chacun, sous sa propre responsabilité.
Un utilisateur n'accède qu'aux informations et aux actions que son rôle autorise.
4. Obligations de l'utilisateur
L'utilisateur s'engage à utiliser la plateforme conformément à la loi et à sa destination professionnelle, à ne pas tenter d'accéder aux données d'un autre client, à ne pas perturber le service et à ne pas y déposer de contenu illicite.
Le client garantit qu'il a le droit de traiter les données qu'il saisit ou importe, en particulier les données personnelles de ses collaborateurs et de ses propres clients.
5. Données du client
Le client reste propriétaire de ses données. L'éditeur ne les utilise que pour fournir le service. Le personnel de l'éditeur n'accède au contenu d'un espace client que pour une intervention d'assistance justifiée, limitée dans le temps et enregistrée dans un journal.
À la fin du contrat, le client peut demander la restitution de ses données dans un format courant, puis leur suppression, dans les conditions prévues au contrat.
6. Calculs, validations et assistant ARIA
Les calculs et les circuits de validation sont exécutés par la plateforme selon la configuration établie avec le client à partir de ses propres règles. Le client est responsable de l'exactitude des règles qu'il communique et de la vérification des résultats avant tout usage engageant.
Lorsque l'assistant ARIA est proposé, ses réponses sont une aide au travail. Elles doivent être vérifiées par l'utilisateur, et les opérations sensibles restent soumises aux validations humaines prévues.
7. Disponibilité et évolution
L'éditeur s'efforce d'assurer un service accessible et sécurisé, sans garantir une disponibilité ininterrompue. Des opérations de maintenance ou des incidents peuvent entraîner des interruptions. Les engagements de niveau de service éventuels figurent au contrat.
La plateforme évolue. L'éditeur peut modifier ses fonctionnalités, en veillant à ne pas dégrader les usages essentiels en cours.
8. Conditions financières
Les tarifs, la durée et les modalités de paiement de l'abonnement sont définis dans le contrat ou le bon de commande de chaque client. En cas d'impayé, l'accès peut être suspendu après mise en demeure, dans les conditions prévues au contrat.
9. Suspension et résiliation
L'éditeur peut suspendre un compte ou un espace en cas de manquement grave aux présentes conditions, de risque pour la sécurité ou sur demande d'une autorité compétente. Sauf urgence, le client en est informé au préalable.
10. Responsabilité
L'éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Il ne peut être tenu responsable des conséquences d'une utilisation non conforme, de l'inexactitude des données ou des règles fournies par le client, ni des dommages indirects. Les limites de responsabilité applicables figurent au contrat, dans le respect des dispositions légales impératives.
11. Modification des conditions
Les présentes conditions peuvent être mises à jour. Les utilisateurs sont informés des changements importants. La version en vigueur est celle publiée sur cette page.
12. Droit applicable et litiges
Les présentes conditions sont régies par le droit de la République démocratique du Congo, notamment l'Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique et les Actes uniformes de l'OHADA applicables.
En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, le litige est porté devant les juridictions compétentes de [ville], sauf disposition contraire du contrat.
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 11 novembre 2026
1. Qui est responsable de vos données
Pour les données de votre compte, de votre navigation et de vos demandes de contact, le responsable du traitement est l'éditeur de SMART OFFICE, identifié dans les mentions légales.
Pour les données qu'une organisation cliente saisit dans son espace (ses collaborateurs, ses clients, ses opérations), c'est cette organisation qui est responsable du traitement. L'éditeur agit alors comme sous-traitant, sur ses instructions.
2. Données que nous traitons
Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (conservé sous forme chiffrée non réversible), second facteur d'authentification.
Données professionnelles communiquées par votre organisation : fonction, département, matricule, téléphone, rôle et droits d'accès.
Contenu de travail : les informations et documents saisis dans les modules de votre espace.
Sécurité et traçabilité : dates de connexion et journal des actions sensibles (création, validation, suspension).
Contact : les informations que vous envoyez par le formulaire du site (nom, e-mail, téléphone, organisation, message).
3. Pourquoi nous les traitons
Fournir le service et gérer les accès (exécution du contrat). Sécuriser la plateforme et prévenir les abus (intérêt légitime et obligations légales). Répondre à vos demandes de contact ou de démonstration (votre demande). Respecter nos obligations légales et comptables.
Nous ne vendons pas vos données et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
4. Qui y a accès
Au sein de votre organisation : uniquement les personnes dont le rôle le permet. Les données d'une organisation ne sont jamais visibles par une autre.
Chez l'éditeur : le personnel habilité, pour l'exploitation du service. L'accès au contenu d'un espace client n'a lieu que pour une assistance justifiée, limitée dans le temps et journalisée.
Nos prestataires techniques, qui agissent sur nos instructions : hébergement de l'application et de la base de données, service d'authentification, envoi des e-mails de service. La liste nominative est communiquée sur demande : [liste des prestataires à compléter].
Les autorités, lorsque la loi l'exige.
5. Où sont hébergées vos données
Le Code du numérique (l'Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique, article 201) prévoit que les données personnelles sont hébergées en République démocratique du Congo, ou transférées vers un État assurant un niveau de protection jugé adéquat par l'Autorité de protection des données.
À la date de mise à jour, l'application est hébergée en France (serveur Hostinger) et la base de données en France (Supabase, région de Paris). [Ce transfert hors de la RDC doit être validé au regard de l'article 201 avant l'accueil de données réelles de clients.]
6. Combien de temps nous les conservons
Les données d'un espace client sont conservées pendant la durée du contrat, puis restituées ou supprimées dans un délai de [durée à définir] après son terme, sauf obligation légale de conservation.
Les demandes de contact sont conservées [durée à définir]. Les journaux de sécurité sont conservés [durée à définir].
7. Comment nous les protégeons
Séparation stricte des espaces clients appliquée au niveau de la base de données, contrôle des droits à chaque action, échanges chiffrés, double authentification, journal d'audit non modifiable, sauvegardes.
En cas de violation de données susceptible de porter atteinte à vos droits, les personnes et l'autorité compétente sont informées conformément à la loi.
8. Vos droits
Conformément au Code du numérique, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, ainsi que des autres droits qu'il vous reconnaît sur vos données.
Pour les données gérées par votre organisation, adressez-vous d'abord à son administrateur. Pour les autres, écrivez-nous par le formulaire de contact du site ou à [adresse e-mail dédiée]. Nous répondons dans les délais légaux.
Vous pouvez aussi saisir l'Autorité de protection des données de la République démocratique du Congo.
9. Cookies
SMART OFFICE n'utilise que les cookies strictement nécessaires au fonctionnement : ceux qui maintiennent votre session après la connexion. Aucun cookie publicitaire ni traceur tiers n'est déposé.
10. Modifications
Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page, et les changements importants sont signalés aux utilisateurs.